Molti infortuni gravi avvengono in occasione di un cambiamento: una macchina modificata, un nuovo fornitore di materie prime, una diversa organizzazione dei turni, l'inserimento di personale non esperto in un periodo di picco. Per questo la ISO 45001 chiede, al punto 8.1.3, di stabilire processi per gestire i cambiamenti pianificati, temporanei e permanenti, che hanno impatto sulle prestazioni di sicurezza, e di riesaminare le conseguenze di quelli non intenzionali.
Il D.Lgs. 81/08 contiene un principio analogo. L'art. 29, comma 3, prevede che la valutazione dei rischi sia rielaborata in occasione di modifiche del processo produttivo o dell'organizzazione del lavoro significative ai fini della salute e sicurezza, in relazione al grado di evoluzione della tecnica, a seguito di infortuni significativi o quando i risultati della sorveglianza sanitaria ne evidenzino la necessità. Le misure di prevenzione vanno aggiornate di conseguenza e il documento rielaborato entro trenta giorni.
La differenza tra un approccio reattivo e uno gestito sta nei tempi. Aggiornare il documento dopo il cambiamento rispetta la lettera della norma ma arriva tardi; valutare prima consente di modificare il progetto quando costa poco.
I cambiamenti da intercettare sono di diverso tipo: tecnici, come nuove attrezzature, modifiche di impianti, nuove sostanze; organizzativi, come riduzione di organico, nuovi turni, esternalizzazione di attività, cambio di preposti; normativi, come nuovi obblighi; legati alle conoscenze, come nuove evidenze sulla pericolosità di un agente.