Per intercettare i cambiamenti prima che avvengano serve una procedura semplice, conosciuta da chi i cambiamenti li propone: progettisti, manutenzione, acquisti, produzione, risorse umane. Nell'industria di processo è nota come management of change, ma può essere adattata a qualsiasi azienda.
Il primo passo è la richiesta di modifica, un modulo breve compilato dal proponente con descrizione, motivazione, aree coinvolte, data prevista. Segue uno screening: un elenco di domande guida stabilisce se la modifica ha impatto sulla sicurezza. Cambia una protezione o un dispositivo di comando? Introduce una nuova sostanza? Modifica i percorsi o le vie di esodo? Riguarda attività in appalto? Cambia il numero di persone esposte o le loro competenze? Se tutte le risposte sono negative la modifica procede; se una è positiva serve una valutazione.
La valutazione, proporzionata alla complessità, coinvolge il servizio di prevenzione e le funzioni interessate e definisce le misure necessarie. Segue l'approvazione formale da parte di chi ha l'autorità, con l'indicazione delle condizioni da soddisfare prima dell'avvio: formazione, aggiornamento delle istruzioni, verifica dei ripari, consultazione del RLS. Prima della messa in servizio un controllo verifica che le condizioni siano state rispettate. Infine si aggiornano documento di valutazione, procedure e disegni.
Le modifiche temporanee meritano attenzione specifica: un bypass provvisorio deve avere una scadenza, oltre la quale va rimosso o trasformato in modifica definitiva valutata.