Un trattore regolarmente in uso dispone di una serie di documenti che il RSPP o l'ASPP dovrebbero saper leggere. La carta di circolazione riporta dati identificativi, categoria, masse, dimensioni, numero di posti, eventuali prescrizioni e le attrezzature autorizzate. Il certificato di conformità, nei mezzi omologati secondo le regole europee, attesta che quell'esemplare corrisponde al tipo omologato. Il manuale di uso e manutenzione, che l'art. 71 richiede di seguire, contiene le istruzioni su zavorre, pendenze massime raccomandate, uso della struttura di protezione e della cintura.
Per i mezzi più vecchi, costruiti prima dell'entrata in vigore delle norme di omologazione sulle strutture di protezione o comunque privi di adeguata protezione, si aggiungono i documenti relativi all'adeguamento: dichiarazione dell'installatore, certificazione della struttura, eventuale aggiornamento della carta di circolazione quando la modifica lo richiede secondo le indicazioni della Motorizzazione.
Nella gestione aziendale conviene tenere un fascicolo per ogni mezzo con questi documenti, il registro degli interventi di manutenzione, i controlli periodici effettuati, l'elenco delle attrezzature abbinabili e i nominativi dei conducenti abilitati. Un sopralluogo dell'organo di vigilanza dopo un incidente parte quasi sempre da qui: chi guidava, con quale abilitazione, su quale mezzo, in quali condizioni di conformità e manutenzione. Un fascicolo ordinato rende evidente il lavoro fatto e aiuta a individuare i mezzi su cui intervenire per primi.