Ogni azienda che utilizza prodotti fitosanitari deve tenere il registro dei trattamenti, noto come quaderno di campagna, in cui annotare per ciascun intervento data, coltura e superficie, prodotto con nome commerciale e numero di registrazione, quantità impiegata, avversità contrastata. Il registro va aggiornato tempestivamente, secondo il PAN entro trenta giorni dall'esecuzione del trattamento, e conservato per almeno tre anni; contenuti e formato elettronico sono definiti dal Regolamento di esecuzione UE 2023/564, e molte Regioni offrono applicativi informatizzati.
Il registro nasce per esigenze di tracciabilità alimentare e ambientale, ma per il servizio di prevenzione è una fonte preziosa di dati di esposizione. Permette di sapere quante giornate di trattamento ha svolto ogni operatore, con quali prodotti e in quale stagione, informazioni che servono al medico competente per programmare la sorveglianza sanitaria e al RSPP per stimare la frequenza dell'esposizione nella valutazione del rischio chimico.
Un miglioramento facile da proporre è aggiungere al registro il nome dell'operatore che ha preparato la miscela e di chi ha distribuito, se diversi, e il trattore o l'attrezzatura usati. In caso di malessere o di sospetta intossicazione, la ricostruzione del prodotto e delle quantità a cui il lavoratore è stato esposto diventa immediata. Accanto al registro vanno conservate le fatture d'acquisto, che consentono di verificare la coerenza tra prodotti comprati, prodotti usati e giacenze presenti nel deposito.