Il coordinamento non si fa con i documenti soltanto, ma con le persone. La prassi consolidata prevede una riunione preliminare prima dell'inizio dei lavori, alla quale il CSE convoca committente, direzione lavori, impresa affidataria ed esecutrici già individuate, e una riunione all'ingresso di ogni nuova impresa, in cui si illustrano il PSC, le regole del cantiere, le aree, le emergenze e i rischi di interferenza. A queste si aggiungono riunioni periodiche e riunioni straordinarie per varianti, eventi incidentali o fasi critiche.
Ogni riunione va verbalizzata con data, presenti, argomenti trattati, decisioni, responsabili e scadenze, e firmata dai partecipanti. Il verbale è la prova che il coordinamento è avvenuto e, allo stesso tempo, il registro delle azioni ancora aperte.
Un ulteriore strumento di controllo è la tessera di riconoscimento. L'articolo 18, l'articolo 21 e l'articolo 26 comma 8 prevedono che nei luoghi in cui si svolgono attività in appalto o subappalto il personale sia munito di tessera con fotografia, generalità del lavoratore e indicazione del datore di lavoro; nei cantieri la Legge 136/2010 ha aggiunto la data di assunzione e, in caso di subappalto, la relativa autorizzazione. Controllare le tessere all'accesso permette di verificare in tempo reale chi è presente e se appartiene a un'impresa autorizzata. Un controllo a campione, eseguito dal preposto all'ingresso o durante i giri di cantiere, rende lo strumento davvero efficace e fa emergere presenze irregolari prima che diventino un rischio.