Durante un sopralluogo dell'organo di vigilanza o del coordinatore per l'esecuzione, per ogni macchina significativa devono essere disponibili alcuni documenti. Il primo è la dichiarazione CE di conformità con il manuale di istruzioni in lingua italiana, che per le macchine marcate CE dal recepimento della prima Direttiva Macchine con il DPR 459/96 è il riferimento per uso, manutenzione e limiti di impiego. Per le macchine più vecchie, prive di marcatura, serve evidenza dell'adeguamento ai requisiti dell'Allegato V.
Per gli apparecchi di sollevamento soggetti a verifica, come gru a torre, autogru, gru su autocarro con portata superiore a 200 kg e piattaforme di lavoro elevabili, occorre la documentazione INAIL di immatricolazione e i verbali dell'ultima verifica periodica in corso di validità. A questi si aggiunge il registro dei controlli in cui vanno annotate le verifiche trimestrali di funi e catene e gli interventi di manutenzione, come richiesto dall'art. 71 comma 9.
Completano il quadro le attestazioni di abilitazione degli operatori per le attrezzature previste dall'Accordo Stato-Regioni del 17/04/2025, la dichiarazione di corretto montaggio per la gru a torre rilasciata da chi l'ha installata e, per l'impianto elettrico, la dichiarazione di conformità ai sensi del DM 37/08. Un buon metodo per l'ASPP è una cartella per cantiere, fisica o digitale, con una scheda riepilogativa per ciascun mezzo e le relative scadenze: in caso di ispezione permette di rispondere in pochi minuti invece di chiamare l'ufficio tecnico.