Il sistema di gestione della sicurezza antincendio previsto per le strutture in adeguamento è un insieme organizzato di persone, documenti e controlli. Richiede l'individuazione di un responsabile tecnico della sicurezza antincendio, figura con competenza specifica che coordina il sistema, pianifica gli interventi e ne verifica l'attuazione. Richiede inoltre un'analisi della situazione esistente rispetto ai requisiti, una pianificazione documentata degli interventi con le relative scadenze e la definizione delle misure compensative da mantenere fino al completamento dei lavori.
Le misure compensative sono soprattutto organizzative: aumento del numero di addetti antincendio presenti in ogni turno, controlli più frequenti di porte, impianti e vie di esodo, limitazione dei carichi d'incendio nelle aree critiche, procedure specifiche per i lavori di manutenzione, esercitazioni più frequenti, eventuale presidio dedicato nei periodi più critici. Ogni misura va formalizzata, assegnata a una persona e verificata.
Il RSPP non coincide necessariamente con il responsabile tecnico antincendio, ma il suo contributo è essenziale perché molte misure compensative si traducono in obblighi dei lavoratori: chi chiude le porte, chi verifica le uscite a inizio turno, chi controlla la centrale. Il rischio da evitare è un documento perfetto sulla carta e ignorato nei reparti. Uno strumento efficace è la checklist di turno firmata dal coordinatore, con pochi punti verificabili in cinque minuti, raccolta e analizzata mensilmente dal servizio di prevenzione.