Il collegamento fra piano interno e piano esterno è il punto più delicato della gestione di un incidente rilevante. Le linee guida prevedono livelli di allerta progressivi, tipicamente attenzione, preallarme e allarme, a cui corrispondono azioni diverse delle autorità. Un evento contenuto all'interno dello stabilimento ma percepibile dall'esterno, come fumo o rumore, può richiedere l'attenzione per gestire le telefonate dei cittadini; un evento che può estendersi oltre i confini richiede il preallarme; un evento con effetti esterni attesi comporta l'allarme e l'attivazione completa del piano.
Il gestore ha il compito di comunicare tempestivamente l'evento e di fornire le informazioni necessarie per decidere il livello. La comunicazione deve partire anche nel dubbio: è preferibile un preallarme poi revocato a un ritardo che lascia la popolazione esposta.
Il piano esterno deve essere riesaminato, sperimentato e aggiornato a intervalli non superiori a tre anni, e la popolazione interessata deve poter esprimere il proprio parere in occasione della sua predisposizione o dei suoi aggiornamenti significativi. Le esercitazioni esterne coinvolgono Prefettura, Vigili del Fuoco, servizio sanitario di emergenza, forze dell'ordine, Comune e protezione civile.
Per l'azienda è utile designare in anticipo un referente che si rechi al posto di comando avanzato con planimetrie, schede di sicurezza e scenari già stampati. Le prime decisioni esterne vengono prese spesso con informazioni incomplete, e la presenza di un tecnico dello stabilimento ne migliora la qualità.