Un processo di gestione delle modifiche efficace si sviluppa in passi definiti. Si parte da una richiesta scritta che descrive la modifica, la motivazione tecnica, l'estensione e la durata, se temporanea. Segue una classificazione: modifica minore, maggiore, d'emergenza o temporanea. La classificazione determina la profondità dell'analisi e il livello di approvazione richiesto.
L'analisi dei rischi va proporzionata: per una modifica semplice può bastare una lista di controllo multidisciplinare; per una modifica che tocca il processo o i sistemi di sicurezza serve un HAZOP mirato, eventualmente seguito da una LOPA. Vanno valutati anche gli effetti sulla salute e sicurezza dei lavoratori, sull'ambiente, sulla prevenzione incendi e sulla classificazione ATEX. L'approvazione spetta a persone competenti e con autorità, diverse dal richiedente.
Prima della messa in servizio si aggiornano i documenti, come P&ID, procedure, schede di manutenzione e DVR quando cambia il quadro dei rischi, si forma il personale coinvolto e si esegue la revisione di sicurezza prima dell'avviamento. La pratica si chiude solo quando tutte le azioni sono completate e verificate. Le modifiche temporanee devono avere una data di scadenza: alla scadenza vanno rimosse o trasformate in permanenti con una nuova valutazione. Un problema frequente sono i provvisori che diventano definitivi senza che nessuno se ne accorga, come ponticelli, tubi flessibili, pompe noleggiate rimaste per anni.