In uno stabilimento di processo la responsabilità di un intervento non appartiene a una sola funzione. L'esercizio, cioè il reparto che conduce l'impianto, è il proprietario dell'area: conosce lo stato delle apparecchiature, decide quando possono essere messe a disposizione e prepara l'impianto con svuotamento, isolamento e bonifica. La manutenzione pianifica il lavoro, definisce i materiali, le attrezzature e le competenze necessarie. L'impresa esterna, quando c'è, esegue l'intervento con il proprio personale e il proprio preposto.
Il sistema dei permessi formalizza questi ruoli con figure precise: il richiedente, che descrive il lavoro; l'emittente o autorità d'area, normalmente un capoturno o un responsabile di esercizio, che autorizza e certifica le condizioni dell'impianto; l'esecutore o ricevente, che accetta il permesso e si impegna a rispettarne le prescrizioni; talvolta un addetto alle analisi gas e un responsabile degli isolamenti. Ognuno firma per ciò che sa e controlla, non per ciò che altri gli riferiscono.
Il preposto dell'impresa, dopo la L. 215/2021, ha l'obbligo di sovrintendere e di interrompere l'attività se rileva condizioni di pericolo. Nella pratica di stabilimento questo significa che il capo squadra dell'appaltatore deve poter fermare il lavoro anche contro le pressioni di tempo del committente. Il RSPP verifica che le procedure nominino i ruoli in modo univoco e che le persone designate abbiano ricevuto formazione specifica sul sistema dei permessi, non solo la formazione generale.