Il permesso di lavoro è un sistema documentale e organizzativo che autorizza l'esecuzione di un'attività specifica, in un luogo preciso, per un tempo definito, a condizione che siano state adottate misure di sicurezza stabilite in anticipo. Non è un modulo da compilare, ma uno strumento di comunicazione tra chi conosce l'impianto e chi deve lavorarci. Il foglio di carta o la schermata del software sono soltanto il supporto che traccia decisioni prese da persone competenti dopo aver guardato il posto di lavoro.
Le sue funzioni sono quattro. Primo, assicurare che il lavoro sia stato analizzato e che i pericoli siano stati identificati prima di iniziare. Secondo, garantire che l'impianto sia stato preparato correttamente, con isolamenti, bonifiche e verifiche documentate. Terzo, coordinare attività diverse nella stessa area, evitando che due squadre interferiscano tra loro. Quarto, assicurare un passaggio formale e verificato quando l'impianto torna all'esercizio.
Un esempio aiuta. Due tubisti devono sostituire una valvola su una linea di toluene in un reparto di sintesi. Senza permesso, il capo turno potrebbe dire a voce che la linea è vuota. Con il permesso, qualcuno deve indicare quali valvole sono state chiuse e bloccate, dove è stato drenato il prodotto, quale analisi gas è stata eseguita e con quale risultato, quali DPI sono richiesti e cosa succede se scatta un allarme nel reparto. La differenza è tra una supposizione e un'evidenza firmata.