Il ciclo inizia con la richiesta, che contiene descrizione del lavoro, apparecchiature coinvolte con il loro numero di identificazione, area, durata prevista, squadra esecutrice e attrezzature che verranno usate. Una descrizione vaga e priva di dettagli, come «manutenzione pompa P-101», è insufficiente: bisogna dire se si apre il corpo pompa, se si smonta la tenuta meccanica, se serve sollevare il motore.
Segue la pianificazione, nella quale esercizio e manutenzione individuano i pericoli specifici, spesso con una analisi del rischio del compito, detta anche Job Safety Analysis. In questa fase si stabiliscono gli isolamenti necessari, la bonifica, le analisi gas, i DPI, le eventuali interferenze con altri lavori in corso. Per interventi complessi la pianificazione avviene giorni prima, per quelli semplici può avvenire all'inizio del turno, ma non deve mai saltare.
Poi l'esercizio prepara fisicamente l'impianto e l'autorità d'area, dopo verifica sul posto, emette il permesso indicando condizioni e prescrizioni. L'esecutore lo legge, lo discute con la propria squadra, lo firma per accettazione e solo allora il lavoro può cominciare. Una copia resta esposta sul luogo di lavoro, una copia in sala controllo, così che chi conduce l'impianto sappia in ogni momento dove ci sono persone al lavoro. Molti siti oggi usano sistemi elettronici con mappa dell'impianto, che rendono visibili le sovrapposizioni tra permessi attivi nella stessa area e segnalano i conflitti.