Le indagini sugli incidenti in impianti di processo ritrovano sempre gli stessi difetti nel sistema dei permessi. Il primo è la firma in bianco o a distanza: l'emittente firma in sala controllo senza andare sul posto, fidandosi di quanto riferito. Il secondo è la descrizione generica del lavoro, che non permette di capire quali pericoli siano davvero in gioco. Il terzo è il permesso che copre un lavoro diverso da quello eseguito, perché durante l'intervento si scopre un problema e la squadra decide di allargare l'attività senza nuova autorizzazione.
Altri difetti tipici sono l'assenza di controllo sulle interferenze tra permessi contemporanei nella stessa area, la validità prolungata di fatto oltre il turno, la chiusura firmata a fine giornata senza verifica, l'uso di analisi gas eseguite da personale non addestrato o con strumenti non calibrati. Spesso la causa profonda è la pressione produttiva, che porta a vivere il permesso come un ostacolo da superare in fretta.
Per scoprire questi difetti non basta controllare che i moduli siano compilati. Serve un monitoraggio attivo: verifiche a sorpresa sul campo con il permesso in mano, confronto tra quanto scritto e quanto si osserva, interviste brevi agli esecutori per capire se conoscono le prescrizioni. Un indicatore utile è la percentuale di permessi verificati sul campo che risultano pienamente coerenti con la situazione reale, da seguire nel tempo e da presentare alla direzione insieme alle azioni di miglioramento conseguenti.