Al termine del blocco è utile fissare cosa il RSPP dovrebbe trovare, per ciascuna unità da pesca, in una cartella ordinata e disponibile sia a bordo sia a terra. Il primo gruppo di documenti riguarda la nave: certificati e annotazioni di sicurezza in corso di validità, documentazione di stabilità coerente con l'allestimento attuale, licenza di pesca e autorizzazioni, elenco delle dotazioni di salvataggio e antincendio con le relative scadenze di revisione, registro delle modifiche eseguite sull'unità.
Il secondo gruppo riguarda le persone: lista dell'equipaggio aggiornata, posizione giuridica di ciascun imbarcato, documenti d'imbarco, idoneità alla navigazione e giudizi del medico competente con le scadenze, attestati di formazione e addestramento, registrazioni della familiarizzazione con l'unità per i nuovi arrivati, schede di consegna dei dispositivi individuali, lingue parlate a bordo.
Il terzo gruppo riguarda il sistema di prevenzione: documento di valutazione dei rischi della nave e sua sintesi operativa, nomina del responsabile del servizio di prevenzione e protezione, nominativi del rappresentante dei lavoratori e del medico competente, procedure di bordo per le operazioni critiche, registrazioni degli eventi in mare e dei quasi incidenti, verbali delle ispezioni ricevute con le azioni intraprese, eventuali deleghe formali. Per le attività di terra serve un documento separato secondo il D.Lgs. 81/08. Una cartella così costruita è difendibile in un controllo e utile per chi lavora.